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ノートアプリの超定番、Evernote。高機能であらゆる情報の記録に使えるからこそ、使い始めた頃は「どう活用すればいいんだろう」と疑問に思う人もいるのではないでしょうか。

開発元に直接尋ねてみようということで、Evernote Japanを訪問。新生活でEvernoteを使い始めた方など、これから使っていこうという人向けにオススメの使い方を教わってきました。

▲温かみあるおしゃれなオフィス。有名企業だがオフィスは大きくなく、少数精鋭で運営されていた。

▲今回お話を伺った、広報の間島さん。

Evernoteでできること

Evernoteはその名の通り「ノート」アプリですが、テキストを書き込む以外でどんなことができるのでしょうか。細かく紹介すると書ききれないほど多機能なので、新生活シーズンで役立つものなど、おすすめの機能を教えて頂きました。

画像だけでなく、PDFや音声なども添付

間島さんはよく、仕事に役立てるため外部のセミナーに参加されるそう。その現場でスライドを撮影したり、気づいたことをメモしたりするのだとか。

「終わった後で思い出して書くのは難しいと思いますし、パソコンを広げてメモできない会場もあるので、スマホひとつで写真撮影やメモをするというのはおすすめしたいですね」

▲イベントを記録したノート。後でわかりやすく見返せるようにまとめられている。

URLひとつでノートを共有

会社員なら仕事に関するメモを共有したり、学生なら授業ノートを見せ合ったりするシチュエーションもあるのでは。そんな時は、ノートの公開用URLを取得して教えるだけでOK。

筆者は今までEvernoteでメモ→Googleドキュメントにコピペ→それを公開 という工程をとっていたので、一手間省けるんだなと嬉しい発見でした。今後ぜひ使っていこうと思っています。

▲ノートの共有メニューをタップ。

▲「リンクをコピー」を選択。

▲「公開リンク」を選択で、URLがコピーされる。

▲各OSのEvernoteアイコンを集めたノート。実際に広報素材として、このノートを共有することも多いそう。

リマインダー機能つきのチェックリスト

チェックリストは万人向けの便利機能。間島さんの場合は、日々仕事でやるべきことをリストアップしているそう。引越しや結婚式などに向けてやるべきことを書き出すという実例も教わりました。

▲本日の仕事をリストアップ。やるべきことを忘れないために活用したいところ。

画像やPDFからテキスト検索

ノートが増えてくると、必要な情報を見つけるため検索する機会が増えてきます。Evernoteは写真や画像に含まれるテキストを認識し、検索対象に含めてくれるのが驚き。加えて、有料のEvernote プレミアムならPDFやOffice文書の中の文字も検索できます。

▲撮影しておいた書類の内容を検索できて便利。

「学生さんだと論文や参考文献をPDFで保存される方が多くて、キーワードで探すとすぐ見つけられる、ということで使って頂いてる方が多いですね」

海外旅行でも使えるオフラインノート

有料版のEvernoteならオフラインでも利用可能。持ち物リストやホテルの地図などを保存しておくと、インターネットの繋がらない渡航先でも確認できます。

▲旅行専用のノートブック。持ち物リスト、eチケット、現地の電車の時刻表、ホテル情報などをまとめて保存し、オフラインでチェック。

名刺をスキャンすると、電話や住所などを自動テキスト化

Evernote プレミアムでは名刺を自動認識して撮影。さらに、そこに書かれている名前・メール・電話番号・住所などといった情報を認識し、テキスト化してくれます。

▲実際に名刺をスキャンしてみたところ、メールアドレスや住所を間違えることなくきれいに読み取ってくれた。

記事本文だけ保存できるWebクリップ

ニュースサイトをよく見ている人なら「これは後で読み返したい」と思う記事に出会うこともあるのでは。Webクリップ機能を使えば、気になるサイトを簡単に保存できます。

▲PCのブラウザ版では、記事本文を識別し、メニューバーや広告を除いた状態で保存できる。

ノートの分類・整理方法

筆者も以前からEvernoteを使っていたため、ひとつ相談をもちかけました。それは、増えてきたノートをどう分類するか。説明書や契約書など、普段は使わないけどいざというときに必要な書類を画像化して山積みにしていたので、このまま溜め込んでもいいかジャンルごとに分けて保存すべきか?

あまり細かく分類しすぎると「このノートはどこに振り分けたらいいんだろう」と悩む原因にもなるので、頻繁に使う特定のカテゴリがあるなら独立したジャンルとして、ノートブックを分けて保存。そこまで頻繁でなければ、ノートブックには分けずに保存しておいていいのではとのこと。

その分、ノートにタグをつけることができるので「契約書」「領収書」「宅配便控え」などと記録しておき、ノートを分類せずとも特定のタグで探すのもいいというアドバイスを頂きました。

先頭に番号をつけることで並べ替え

ノートブックが増えてきたら、わかりやすいように並び替えたくなってきます。そこで間島さんが実際に使われていたのが、先頭に番号をつけること。

10-仕事
20-家事
30-趣味

などと番号を振ることで、任意の順番に並び替えられます。どこに割り振っていいかわからないノートのために「00-なんでもノート」といった形でとりあえず入れておくスペースを作るのも有効な使い方のようです。

▲間に新しいノートブックを挟みたくなる可能性があるので、連番ではなく少し間をあけて番号を割り振っておく。

料金プラン

2016年に各プランの改訂があり、ユーザーにとっては不利な内容へと変更されました。

【ベーシック】
無料(端末制限なし)→無料(端末2台制限)
【プラス】
年額2,000円→年額3,100円
【プレミアム】
年額4,000円→年額5,200円

これが一時期話題になっていたので、ずばり改訂に対する反応はどうか尋ねてみました。

「確かに発表時点ではネットを中心に話題になったんですけど、この機能を使うためにはしょうがないよね、Evernoteを応援するために払います、と仰る方も多くて。実際に、有料ユーザーの数も伸び続けているんですよ」とのこと。

ベーシックプランの端末2台制限の件は、実はWebブラウザ版はカウントされない仕様になっているそう。無料で使いたい場合は、例えばスマホ、タブレット、PC(Web版)を1台ずつ(計3台)使うという方法もあります。

また、Evernote社としての業績も堅実に伸びているそう。ユーザーは全世界で2億人超、日本でも約800万人と増え続けており順調とのこと。Evernoteを活用している身としては無くてはならない存在なので、ビジネス面でうまくいっているという話には安心しました。

自分の目的に沿ってやりたいことができていればOK

この他にもたくさんの機能や使用例を教わり、自分はまだまだ使いこなせてなかったなと感じました。

ただ、間島さん曰く「機能がたくさんあるので全部使わないと使いこなせてない感じがする方は多いと思います。でも、一番大事なのはEvernoteで何がしたいのか」とのこと。

必ずしも全ての機能を使うことが重要ではないそうで、Evernote社員ですら使い方は人それぞれ、よく使う機能もバラバラなんだとか。

「趣味の記録をとりたい、仕事の管理をしたいなど、やりたいことができているのなら、それは使いこなせているのだとお伝えしたいですね」

難しく考える必要はなく、なんでもできるからこそ使いたいように使おうと。道具ありきではなく、まず自分がどんな問題を解決したいか、どんな目的があるのか、を考えたうえで使うといいそうです。

▲大きなコルクボードに貼られた、Evernoteを愛用するユーザーからのメッセージ。

▲間島さん、Evernoteについて詳しく教えて頂きありがとうございました!

勉強や仕事を捗らせるために、あるいは日常生活のさまざまな記録のために、Evernoteを活用してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いたライター

OK

アプリと猫が大好きなライターです。

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