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  • Gmail「アーカイブ」機能とは? 使い方、消えたメールの戻し方、活用方法

Gmailでメールが見つからない…………消えた? という時は、スワイプでメールをアーカイブした(受信トレイから消した)可能性が高いです。

「アーカイブってなに? 」という方のために、Gmailのアーカイブ機能について解説。iPhone(iOS)とAndroid・PCともに操作はほぼ同じで簡単です。

消えたメールの戻し方とアーカイブ活用方法もまとめて知っておくことで、Gmailをより快適に利用することができるでしょう。

Gmailの「アーカイブ」とは

Gmailの「アーカイブ」は重要度が低いメールなどを「とりあえず見えなくする」機能です。「削除」との違いはメールが[ゴミ箱]ではなく、[すべてのメール]に保存されるところにあります。

「削除」で[ゴミ箱]へ移動したメールは30日間保存された後、完全に削除されます。「アーカイブ」では受信トレイからメールが消えても削除されることはなく、[すべてのメール]にはしっかり保存されているのでご安心ください。

いつアーカイブを使うか

メルマガやシステムからの自動配信など、要らないと思うがあとで必要になるかもしれないメールがたまっていませんか?

Gmailのアーカイブ機能はごちゃごちゃした受信トレイをすっきりさせたい時に役に立ちます

アーカイブ5つのポイント

・受信トレイからメールが消えるが「削除」ではない

・アーカイブしたメールは[すべてのメール]にある

・「メールを検索」からもアーカイブしたメールが探せる

・アーカイブの解除は[受信トレイに移動]で完了

・アーカイブしたメールに返信が来たら受信トレイに戻る

アーカイブのやり方

Gmailでメールをアーカイブしたい時は、スマホならメール一覧から右または左にスワイプ。複数のメールをアーカイブする場合は、メール一覧から長押しでチェックを入れて[ ↓ ](アーカイブアイコン)をタップするだけです。

スマホの場合【iPhone・Android共通】

受信トレイのメール一覧から右(または左)にスワイプ

▲スワイプ完了でメールが消えると下方にメッセージが。戻したい場合は「元に戻す」をタップ。

【複数メールをアーカイブする場合】長押しでメールにチェックを入れて[ ↓ ](アーカイブアイコン)をタップ

スワイプでアーカイブされない場合

スワイプの動作設定が「アーカイブ」以外になっている場合は、スワイプをしてもアーカイブされません。その場合は以下手順から[スワイプの動作]設定を変更すると解決します。

1.受信トレイ画面左上のメニュー[三] > [設定]

2.[スワイプの動作] > [左スワイプ]をタップ

▲右スワイプを変更したい場合は[右スワイプ]をタップ。

3.[アーカイブ]をタップしてチェックを入れる

▲カスタマイズしたい時は「移動」など他動作を選ぶことも。

[スワイプの動作]の初期設定は右左スワイプともに[アーカイブ]になっていますが、個別で[ゴミ箱に移動]に設定していた場合、スワイプで消えたメールはゴミ箱へ移動している可能性があります。

PCの場合

メールにマウスポインターを合わせ(マウスオーバー)、右に出た[ ↓ ](アーカイブアイコン)をクリック

【複数メールをアーカイブする場合】メール先頭の「□」にチェック > [ ↓ ](アーカイブアイコン)をクリック

▲メール先頭の「□」にチェックを入れると上に[ ↓ ](アーカイブアイコン)含むアイコン一覧が表示される。

アーカイブで消えたメールを戻す方法

アーカイブされたメールは[すべてのメール]の中にあります。[すべてのメール]からアーカイブされたメールを見つけて[受信トレイに移動]するだけで、消えたメールは[受信トレイ]に復活します。

スマホの場合【iPhone・Android共通】

1.画面左上のメニュー[三] > [すべてのメール]をタップ

2.長押でメールにチェックを入れて、画面右上[ … ] > [受信トレイに移動]をタップ

▲メール開封後の場合も[ … ] > [受信トレイに移動]で元に戻る。

PCの場合

1.画面左側のメニューから[もっと見る] > [すべてのメール]をタップ

▲[もっと見る]をタップすると下に隠れていたメニューが展開。

2.アーカイブを解除したいメールの先頭「□」にチェック > [ ↓ ](受信トレイに移動)アイコンをクリック

▲画面は[すべてのメール]一覧。メール先頭の「□」にチェックを入れると上に[ ↓ ](受信トレイに移動)含むアイコン一覧が表示される。

アーカイブされたメールだけを確認する方法

Gmailでアーカイブされたメールは[すべてのメール]内に時系列で並んでいます。自分がどのメールをアーカイブしたかわからなくなった時はGmailの検索演算式を利用して検索することもできます。

例えば「メールを検索」の窓に「-in:inbox」と入力すると、受信トレイ(inbox)にあるものを除外(-)してくれます。

このようにラベルのついているものを除外(-)していくと、アーカイブされたメールがヒットしてきます。

「メールを検索」で「-in:inbox -in:scheduled -in:(自身で設定したラベル名)」などと入力

ユーザーごとに設定したラベルが違うので共通の検索演算式はありません。手順のように各項目・ラベルを除外する検索演算式を入れていく必要があります

▲PC画面。「-in:inbox」=受信トレイを除外、「-in:scheduled」=予定(送信予約)を除外、「-in:一時」=個別で設定した「一時(ラベル)」を除外。

除外したいラベルや項目の演算子を確認するには、そのラベルや項目をクリック。「メールを検索」窓に演算子が表示されます。

基本的な検索演算式はGmailで使用ができる検索演算式(Gmail公式ヘルプページ)でもチェックできます。

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