社会人になると、学生時代に比べてやることがグッと増えます。そこで大切になるのがタスク管理スキル。あれこれと発生する仕事をいかに素早く処理するか、いかに質の高い成果を出すかで収入や出世が左右されると言っても過言ではありません。
そこで、優秀なビジネスマンたちが行っているタスク管理「5つのコツ」と、それをサポートしてくれる便利なアプリをご紹介していきましょう。

1. 指示を正確に理解する。『Evernote』で内容を詳しくメモ

新社会人にありがちなのが、上司の指示を自分なりに解釈してしまうケース。自分は要領よく飲み込んだつもりでも、実は指示内容を誤解していて「そんなこと言ってないぞ!」と怒られてしまうわけです。

このように簡略化したメモだと、後から見返したときに詳細が思い出せないんですよね。

こういった失敗を防ぐためには、指示されたことをなるべく詳細・正確にメモしておきましょう。
元々ノートアプリとして有名な『Evernote』は、ノートとチェックリストを併用することで「指示を正確に理解する」を実現してくれますよ。

例えばデザイナーが「ロゴを10件制作する」という仕事を与えられたとしても
・色味や形はどうすべきか?
・シンプルにするか凝るべきか?
・お手本となるデザインはあるか?
などなど、細かいことはいくらでも聞いておけますよね。

そういった項目をメモしたり、画像を添付したり、手書きのイラストを挿入しておけるわけです。行き違いを防いで、指示通りの成果が出せるでしょう。

Evernote

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2. 素早くメモを取る。『T-ToDo』で慌ただしくても速攻メモ

詳細なメモを取るのも大事ですが、一方で素早さも非常に大事。というのも、会議中に突然タスクを振られたり、割り込みの仕事が発生したりして、のんびりとメモを取る時間がなかなか取れないからです。

そんな場合は、『T-ToDo』で教わったことを書き取りましょう。紙の手帳に書く感覚で、素早い手書きメモが取れるんです。

2つの大きなマスに文字を書くと、1文字ずつそのまま表示してくれます。

スマホの文字入力が苦手でも、これならタスクリストを瞬時に作れますよ。

買い物リスト, タスク管理アプリ - T-ToDo

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3. 仕事の全体像を把握する。『Todoist』でタスクを階層化

社会人はやることの数が多く、役職が増えれば「部署Aの仕事、部署Bの仕事、他社Cとの調整……」などタスクがゴチャゴチャしてきます。気が付いたらあれもやらなきゃ、これもやらなきゃとアタフタしてパンクする恐れが……。せっかく信頼されて多くの仕事を振られたのに、まともにさばけなくなっては意味がありませんよね。

大切なのは、自分が今どれくらいの仕事を抱えているのか把握すること。全体像が見えていれば落ち着いて対処できますが、把握できていなければどこかで必ず行き詰まります。

『Todoist』ではタスクの分類と階層化ができるのが特長。多くの仕事を振られていても、全体像をしっかり把握できます。

大量に割り振られた仕事も、プロジェクトや優先度ごとにわかりやすくまとめられるんです。今見なくてもいいタスクは隠すなどして、視覚的にもスッキリさせられますよ。

Todoist: ストレスフリーのタスク管理

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4. 作業の途中で相談する。『Wonderlist』がミーティングの場に

いざ仕事に取り掛かっていると、わからないことがあったり、トラブルが発生したり、より良いアイデアが浮かんだり良くも悪くもいろんなことが起こります。そういう時は、1人で考え込まず積極的に報告・連絡・相談をしましょう。

『Wonderlist』はグループでの活動に向いているタスク管理アプリ。新入社員同士でチームが作られたときなど、お互いのタスクをチェックしながらコメントの書き込みができます。

タスクリストに他のメンバーを追加できるのが最大の特徴。一緒に仕事をしている同期を誘えば、アプリ内で気軽に打ち合わせや相談ができます。

Wunderlist: todoリストとタスク管理

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5. 締切・納期を厳守する。『Lifebear』でカレンダーと一体化

なんだかんだ言っても一番大事なのは締切・納期を守ること。うっかり見落として期日をスルーしてしまうのは一番まずいです。

『Lifebear』は、カレンダーとチェックリスト(他にノート、日記も)を一体化させたアプリ。カレンダーを見れば、締切の近づいてきたタスクを一目で把握できます。

タスクリストはシンプル。期日を入力しておくと……

カレンダー上にタスクが表示され、いつ何の仕事をやるべきか視覚的にわかります。

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タスク管理「5つのコツ」

1. 指示を正確に理解する。
2. 素早くメモを取る。
3. 仕事の全体像を把握する。
4. 作業の途中で相談する。
5. 締切・納期を厳守する。

タスク管理を制する者はビジネスを制す!

優秀なビジネスマンは、多くの人がこれらのコツをおさえて成果を出しています。今はスマホのおかげで便利なアプリがたくさんあるので、自分に合いそうなアプリを2つ3つほど活用してみてください。
タスク管理のスキルを身に着けて、新社会人としての最高のスタートダッシュを切りましょう!