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  • 上手な名刺の管理方法まとめ。名刺活用術や管理アプリで人脈を活かす!

社会人になり名刺交換の機会が増えてくると、きっと1度は管理方法について悩むはず。「溜まっている名刺をうまく整理したいけど、どうやるのがいいんだろう?」「この名刺は捨てるか取っておくか、どうしよう?」などと迷った経験もあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、主要な名刺管理サービスを紹介しつつ、スマートな管理方法や、人脈の活かし方などについてご紹介します。

目次

名刺管理をすることのメリット

そもそも、名刺管理はやるべきことなのでしょうか? 時間と手間をかけて整理しても、そのメリットがなければ意味がないですよね。

結論から言うと、やはり名刺管理はやるべき! ビジネスにせよ私生活にせよ、情報やチャンスを運んできてくれるのはいつだって人間。名刺を適切に管理・活用すれば、より良い人間関係を構築するうえで大きなプラスになります。

メリット1 仕事のチャンスを増やせる

名刺が上手に整理されていると、必要な名刺をすぐに見つけ出せます。ピンポイントに1人の連絡先を探すことはもちろん、

「大阪出張するから大阪の知り合いをリストアップして挨拶に周ろう」
「自社で飲食関連の商材が始まったから飲食関係者に会いに行こう」

といった目的で名刺を洗い出すことも簡単に。

また、後述の通り、名刺にメモを書いておくことで好印象を獲得するきっかけにしたり、見込み客との繋がりを太くキープし続けたりすることも可能。

ビジネスを効率的・効果的に進めるうえで重要な役割を果たしてくれます。

メリット2 情報・知恵・協力を得やすくなる

仕事上の悩みや問題があるとき、これまで挨拶してきた人々の中から適切そうな相談相手を探しやすくなります。

独立を考えているから起業家の知り合いにアドバイスを求めたり、法律的な問題に悩んでいるときにその手の専門家を当たってみたり。過去に1度でも話したことのある相手なら、接点ゼロの相手より遥かに話しやすく受け入れられやすいです。

弱い紐帯の強み

スタンフォード大学のマーク・グラノヴェッター博士が発表した「弱い紐帯の強み」をご存知ですか?

社会的な繋がりが緊密な相手より、繋がりが弱い相手のほうが有益で新鮮な情報を多くもたらす、という理論です。

ビジネスパートナーや同業者は職場環境も人間関係も被りがちなので、似たような情報源を持つことになり、互いにとって新鮮な情報をもたらしづらいもの。業種も地域も異なり接点の少ない相手のほうが、普段触れられない知識や情報に触れやすいわけです。

あまり接点のない相手にもたまに連絡をとって交流すると、思わぬニュースや気付きがもたらされるかもしれません。

名刺管理の方法

名刺の管理方法には確固とした基準がないため、目的によりさまざまな管理方法があります。大まかにアナログとデジタルに分けられるので、それぞれの管理方法やメリット・デメリットを見てみましょう。

アナログ方式:直感的で自由に管理できるが、検索・整理の効率はデジタルに劣る

アナログ最大のメリットは、とにかく自由で思いのままに管理・記録できること。デメリットは、デジタルより検索・整理の素早さが劣ることなどが挙げられます。

名刺ファイル

オーソドックスなのは、名刺ファイルを使った管理。

▲1番シンプルな管理方法。ただ、枚数が増えると並べ替えが面倒で、結局ぐちゃぐちゃになりがちな欠点もある。

名刺の入れ方としては、

貰った順……名刺交換の機会が多くないならこれでもOK。片っ端からファイルに入れるだけ。

五十音順……後から探しやすくするために。入れ替えを簡易化するにはリフィル形式がおすすめ。

会社・業種順……五十音順に並べ替えるより簡単。ざっくりと会社や業種でまとめておく。

といったパターンが挙げられます。名刺枚数が多いと並べ替えの手間がかかってしまいますが、そこまで多くないなら簡単でわかりやすい手法です。

名刺ボックス

名刺ファイルの場合はポケットから出し入れするのが大変ですが、ボックスタイプであればもっとスピーディに整理できます。

▲五十音順の仕切りが用意されているタイプが便利。

製品には仕切りが用意されています。最初から五十音がプリントされているものもありますし、空欄で自由に書き込めるタイプもあります。

ファイルタイプに比べて入れ替えが簡単な代わり、一覧性に劣るという欠点もあります。パラパラめくって見渡すことがないなら、名刺ボックスのほうがいいでしょう。

ノート

名刺をノートに貼り付けていく方法もあります。余白にたっぷりとメモ書きできるため、相手の外見的特徴、話した内容、出会った場所など豊富な情報を残せます。

▲並べ替えができないので、整理する必要性がない人におすすめの手法。

封筒

ズボラなタイプで名刺ファイルを使った整理なんて続かなさそう……という方であれば、封筒を使った分類がぴったりかもしれません。

何種類かの分類ごとに封筒を用意して、名刺を放り込んでいくだけ。これなら面倒くさがりな人でも管理でき、長続きしやすいです。

▲何種類かに分けておくだけでも、後で必要なときにグッと探しやすくなる。

アナログ方式のメリット・デメリット

メリット
●直感的に管理できる
●メモやイラストを手書きできる
●インターネット上での流出リスクがない

デメリット
●情報の更新ができない
●物理的なものなので、劣化や紛失が起こりやすい
●枚数が増えると整理が大変になる
●持ち運びや多人数での共有に限界がある

デジタル方式:自分で整理する必要がなく、検索も一瞬。主流の管理方法

今はデジタルで名刺管理できるサービスが増えており、品質も年々向上しているため多くの人がデジタル管理をしています。

デジタルの主なメリットは、整理が簡単なことや、物理的にかさばらないこと。名刺が何千枚あろうが外出先でチェックでき、必要な1枚をすぐに見つけ出せます。

デメリットとしては、サービス側で仕様が決められているため、アナログほど自由にはカスタマイズできない点が挙げられます。

名刺をスキャンして画像化・テキスト化

サービスにもよりますが、近年はスキャナの性能がとても優秀。カメラを向けるとほぼ一瞬で名刺の縁を読み取り、きれいな四角形の画像に変換します。

文字を自動でテキスト化するサービスも多く、誤認識の少なさも十分に許容できるレベルです。

▲カメラをかざすとすぐスキャンを始め、きれいな長方形の画像に整えてくれる様子。

目的に応じて並べ替え・グループ化

手動で名刺を入れ替えなければならないアナログ管理と違って、自動で五十音順に並べ替えたり、グループやタグで分類したりできるのもデジタルの大きなメリット。

もちろん、名刺が何千枚あろうと検索はキーワードを入れるだけ。一瞬です。

▲目的に応じて並べ替え方を変更できる。

デジタル方式のメリット・デメリット

メリット
●整理、分類、検索などの基本操作が一瞬
●物理的にかさばらず、外出先でもチェックできる
●同僚と共有しやすく、チーム活動に最適
●SNS機能を搭載したアプリなら交流も深められる
●近年はスキャナの精度も満足できるレベル

デメリット
●イラストや図表など、イレギュラーなメモが書き込みにくい
●インターネット上での情報漏洩リスクがあり得る

代表的な名刺管理アプリ一覧。完全無料、クラウド対応、安全なアプリは?

アナログ・デジタル共に一長一短はあるものの、時代の流れとしてデジタル派が主流になっているように見受けられます。

特に人気なのがスマホアプリ。スマホカメラで撮影してすぐ保存できる手軽さが便利です。多くのサービスはWeb版も用意されており、PC・タブレットでの管理も可能。

そこでここからは、人気どころの名刺管理アプリを見ていきましょう。

『Eight(エイト)』スパムとの評判は過去の話。高いセキュリティと人力スキャナで人気アプリに

名刺管理アプリ最大手の『Eight』。大きな特長は、個人向け無料サービスであるにもかかわらずEightスタッフの手で正確なデータ入力をしてくれるところ。そして、ビジネスSNSとして人脈をより広く築けるところです。

▲ホーム画面。SNS機能を担っており、繋がっている人の投稿やニュース記事が流れる。

情報漏洩の危険性は? つながりたくないのに勝手につながる?

SNS機能を持つEightは以前、スパムまがいだという批判の声がありました。というのも、名刺をスキャンすると、その相手に「あなたもEightを始めませんか?」という旨のメールが自動送信されていたから。

現在、この仕様は変更されています。ユーザーが自発的に招待メールを送らない限り、勝手にメール送信されることはありません。

また、他の人と勝手につながるという評判もあるようです。厳密には、Eightの定義で「お互いが知り合いである」という条件が揃ったときにつながります。

見ず知らずの他人や、名刺交換してもいない相手を勝手に推薦されるわけではありません。

Eightの使い方1 名刺のスキャン方法

アプリを起動したら、まず自分の名刺をスキャンしてプロフィールを作成します。それができたら早速、名刺をどんどんスキャンしていきましょう。

▲プロフィール画面。名刺内の情報にプラスして職歴・学歴・生年月日も書ける。ただし自由記述欄はない。

▲ホーム画面[+]ボタンから[撮影して追加]。

▲複数の名刺を連続撮影。余白のカットや文字のテキスト化はEight側で行ってくれる。

データ入力は人力で行われるので、時間がかかるものの正確です。入力にかかる時間はまちまちで、早ければ数十分、遅ければ数日以上かかることもあるとのこと。

入力オペレータはあくまで名刺の文字をテキスト化するのみで、その名刺を誰がスキャンしたのか、誰と誰が繋がっているのか、といったことは把握できないシステムだそうです。

また、しっかりした情報セキュリティ施策を行っている企業に与えられる「プライバシーマーク」も取得済み。高い安全性を確保しています。

Eightの使い方2 名刺の整理

入力が完了した名刺は五十音順に並べられます。

▲名刺一覧。会社名や名前での並べ替えはもちろん、名刺交換した時期、会った場所など自由なラベルで分類できる。

▲個人のページ。人力入力だから正確なのは嬉しい。もちろん自分で編集し、足りない情報を書き込むこともできる。

▲ラベルを貼り、任意のテーマで名刺を分類。名刺の数が多い人ほど役に立つ機能。

Eightの使い方3 SNSでつながりを広げ、深める

名刺をただ保存しておくだけでなく、新たな相手へのアプローチや、既につながっている相手と交流を深めることにも役立ちます。

▲例えば他社のイベントに参加した後、会社名で検索してつながりたい相手を見つけ、名刺交換リクエストを送れる。

▲メッセージ機能で時候の挨拶や、相手が昇進したとき(誰かがプロフィールを変えると通知してもらえる)の連絡が気軽にできる。

Eightプレミアムの内容

Eightは基本無料のサービスですが、プレミアムに登録することで3つの特典を受けられます。

【料金】
月額400円または年額4000円(月額換算333円)

【特典】
1. 名刺データをCSV形式でダウンロード可能に。件数無制限。
2. 通常ユーザーの約1/3のスピードで名刺データを入力。
3. 名刺に記載された全項目を入力(通常はデータの混み具合により一部略される)。

通常版だからといって機能が使えない不便さは全くないので、無料でも何ら問題なく使えます。データ入力のスピードを求める場合はプレミアムを検討してみてください。

こんな人におすすめ

●どのアプリを使うか迷っている。とりあえず1番人気なものから試したい
●プライベート用SNSは仕事で使いたくない。ビジネス用のSNSが欲しい。

  • iOS
  • Android

無料

Eight - 100万人が使う名刺アプリ

Sansan, Inc.

4.07

無料

Eight - 100万人が使う名刺アプリ

Sansan, Inc.

4.12

『Eight』Web版はこちら

『Sansan』Eightの法人版。全社で名刺を共有し、繋がりを活かす

Eightを作った会社による名刺管理サービス。Eightが個人向けなのに対して、こちらは法人向けとなっています。

社員それぞれの名刺を一元管理できるのがメリット。営業活動を行う際に、人脈を活かしやすくなります。

▲同僚を登録して、全社的に名刺を共有できる。

▲Eightと違い、1度撮影するだけで複数の名刺を認識できる。青い円が、名刺として認識されている目印。

▲営業したい会社と繋がっている社員がいないか調べて、協力を仰げる。

Sansanの価格体系

【初期費用】
月額ライセンス費用の12ヶ月分(既に保有している全名刺をデータ化するため)。

【月額ライセンス費用】
5万円から。サービス利用前に提出する見積依頼書によって、価格が決められます。

【Sansanスキャナ】
月額1万円。オフィスフロア、拠点数分の契約が必要です。

まずヒアリング、見積もりの提示から行われるので、検討中の方はこちらから問い合わせてみてください。

こんな人におすすめ

●法人で名刺管理を行いたい。会社やチーム全体で名刺を共有したい。

  • iOS
  • Android

無料

Sansan – 法人向け名刺管理サービス

Sansan, Inc.

3.22

無料

Sansan - 名刺を企業の資産に変える

Sansan

3.27

『Sansan』Web版はこちら

『Camcard』訪問履歴の記録やリマインダー登録ができる

個人利用、会社やチームでの利用、どちらの使い方もできる名刺管理アプリです。

他の名刺管理アプリとの大きな違いは、各名刺にとても詳しい情報を添付できること。話した内容をメモしたり、次のミーティング日時をリマインダー設定したり、To-Doを入力したり……。

ただ名刺データを保存するだけでなく、良い関係を築いて仕事を捗らせるためのツールとして活かせます。

▲OCR(光学文字認識)で名刺の字をデータ化して整理。名刺をきれいに写せば、ほぼ100%正確に読み取れる。

▲メモ、リマインダー、訪問手帳を書き足すことができる。打ち合わせの予定や、話した内容を記録しておきたい。

Camcardの価格

以前は有料アプリでしたが、今は無料。広告もありません。有料オプションとして、人力の名刺情報校正を依頼できます。

【高精度校正(人力校正)の価格】
10枚:720円
20枚:1,200円
50枚:2,800円

こんな人におすすめ

●相手の情報を細かく記録して、今後の関係発展に役立てていきたい。
●アプリにSNS機能は無くて構わない。

  • iOS
  • Android

無料

CamCard:名刺管理·日本語他16言語対応

INTSIG Information Co.,Ltd

-

無料

CamCard Lite:名刺管理・日本語他16言語対応

INTSIG Information Co.,Ltd

3.38

『Camcard』Web版はこちら

『Evernote』名刺の管理もできる万能ノート

『Evernote』自体は知っている人も多いのではないでしょうか。総合的な用途で使えるノートアプリです。

Evernoteを活用している人なら、名刺管理専用のアプリを導入せずこちらで管理するのもアリ。別途スキャナアプリを利用せずとも、Evernote内のカメラで名刺を読み取れます。

▲Evernoteアプリのカメラを名刺にかざすと、ちゃんと「名刺」として認識される。

▲OCR(光学文字認識)により正確にテキスト化。

▲名刺ノートを作成した画面。メールや電話番号の右側にアイコンが現れ、タップすればメールや電話アプリに切り替えてくれる。

スキャンの性能は優秀で、名刺の細かい文字もきれいに読み取ってくれます。

ただ、名刺管理専用アプリのような名刺の並べ替えやグループ化といった整理機能はついていません。あくまでノートに名刺情報を貼り付けていくだけなので、大量の名刺を扱うにはやや不向きです。

Evernoteの価格プラン

無料版、Evernote プラス、Evernote プレミアムという3種類のプランがあります。

【無料版】
月間アップロード容量:60MB
ノートの上限サイズ:25MB

【Evernote プラス】
価格:3,100円/年
月間アップロード容量:1GB
ノートの上限サイズ:50MB
主要機能:無料版の機能に加えて、メールの保存、利用中の全端末同期等

【Evernote プレミアム】
価格:5,200円/年
月間アップロード容量:10GB
ノートの上限サイズ:200MB
主要機能:プラスの機能に加えて、PDFへの注釈挿入、ノート履歴にアクセス、複数アカウントの切替等

こんな人におすすめ

●情報管理はEvernote1本に集約させている。
●会うたびに会話内容を記録するなど、テキストメモを随時付け加えたい。

  • iOS
  • Android

無料

Evernote - あらゆる情報をまとめて記憶

Evernote

4.23

無料

Evernote - あらゆる情報をまとめて記憶

Evernote Corporation

3.81

『Evernote』Web版はこちら

あわせて読みたい
Evernote社員は『Evernote』をどう使うのか? 便利な使い方を聞いてきた

『Excel』表計算ソフトでの名刺管理も可能

表計算ソフトのExcelを使って、名刺のデータを管理するという人もいます。

名刺管理アプリを使うとアプリ側の仕様に縛られるというデメリットがありますが、Excelで自己管理するのならそのデメリットは当てはまりません。

▲Excelなら何を入力するも自由に決められる。記録しておきたい項目を用意して、データを入れていけばOK。

今はスマホアプリ版のExcelもあるので、外出先で情報をチェックすることも可能。

ただ、全てのデータを手入力する面倒臭さ、管理方法を自分で決める難しさ、また画像を扱うのには不向きという欠点もあります。

既存のアプリでは満足できないなど、自分のこだわりを持っている方の最終手段と捉えるのがおすすめ。単にアプリを食わず嫌いしてExcelに行くのはもったいないと思います。

こんな人におすすめ

●名刺の管理方法に特別なこだわりがある。
●Excelを効率良く使いこなせる。

  • iOS
  • Android

無料

Microsoft Excel

Microsoft Corporation

4.23

無料

Microsoft Excel

Microsoft Corporation

3.38

『Excel』Web版はこちら

『Office Lens』名刺の画像化だけでいいならこのアプリ

Microsoftが開発した完全無料のスキャナアプリ。名刺だけでなく、書類、ホワイトボード、ふせん、ノートと幅広い用途に対応しています。

▲下段の選択肢から「名刺」を選んでカメラをかざすと、境界線を瞬時に認識。

このアプリ自体に名刺を管理する機能はありません。撮影したら、画像ファイルは別途保存・管理しましょう。

こんな人におすすめ

●管理は自分でやるから、名刺を画像化さえしてくれればいい。

  • iOS
  • Android

無料

Office Lens

Microsoft Corporation

3.69

無料

Office Lens

Microsoft Corporation

3.61

『Wantedly People』名刺の枚数が多くて処理が大変な人に

ビジネスSNSとして著名なWantedlyからリリースされた名刺管理アプリ。本アプリ自体にはSNS機能が無く、単純に名刺データの保存・整理ができます。価格は完全無料。

▲最大7枚の名刺を一気に読み取れるのが大きな特長。日々多くの名刺を交換する人にとって時間節約になる。

▲相手や所属会社に関するニュース記事がある場合、その記事が表示される。

こんな人におすすめ

●名刺の数が多く、読み込むのが手間。管理時間を短縮したい。
●業界の著名人と関わる機会が多い。

  • iOS
  • Android

無料

Wantedly People 名刺管理&一括スキャンの無料連絡先アプリ

Wantedly, Inc

3.94

無料

Wantedly People ビジネスに必須の名刺アプリ

Wantedly, Inc.

3.17

『Wantedly People』Web版はこちら

もっと名刺管理アプリを見たい方はこちら

Appliv 名刺管理 おすすめアプリランキング

賢い名刺活用術

代表的な名刺管理アプリを紹介してきましたが、ただスキャンして保存しておくだけでは意味がありませんよね。そこで、せっかく繋がったご縁をしっかり活用する方法をご紹介します。

定期的な連絡をとり、密な関係を保つ

特別な用事がなくても、「最近調子はいかがですか?」と連絡を入れてみることは人間関係を途切れさせないために重要。溜まった名刺を眺めて、関係を深めていきたい相手に連絡するといいでしょう。

個人データにメモを残せるアプリであれば、いつ連絡を入れたのか記録しておくのもおすすめ。「この人はここ半年ほど会ってないから、1度食事に誘ってみよう」などと判断する材料になります。

相手の特徴や会話の内容をメモして、次の会話に役立てる

自分の話を覚えてくれているのは嬉しいものではないでしょうか。メモやノート機能を備えたアプリで「○月○日 ××で食事。△△について雑談した」と書き記しておけば、相手の情報を忘れずに済みます。

次に会ったとき「以前こんな話をされてましたよね」なんて伝えれば、「覚えててくれたんだ」と喜ばれるはずです。

社内の仲間の繋がりを活用する

ビジネスや営業のシーンでは、社内の人脈を活用するのも大事です。これから売り込みたい相手が、もしかしたら社内の誰かと既に知り合っているかも。

「あの会社に営業に行きたいんだけど、担当の○○さんを紹介してもらえない?」などと協力することで、アプローチしやすくなります。

名刺を最大限に活かして、良い人脈を築こう

いろいろな業種はあれど、人と人との繋がりは誰にとっても大切です。良好な人間関係を築いてビジネスチャンスを獲得し、人生に活かしていきましょう。

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この記事を書いたライター

中西次郎

Applivの古参ライター。人気アプリの解説、最新ゲームのレビュー、iPhoneの使い方紹介などIT関連の記事を書いています( ´▽`) ビジネス、仕事効率化、ユーティリティ系のアプリが得意分野。Apple関連情報にも敏感です。